راه‌حل‌هایی برای بهبود عملکرد و کارآمدی بیشتر در کار خود
از آنجایی که اکثر مردم حداقل هشت ساعت در روز را در دفتر می‌گذرانند، توصیه می‌شود از برخی تکنیک‌ها برای سازماندهی بیشتر و در نتیجه بهره‌وری در محل کار استفاده کنند. اگر می‌خواهید فعالیت کاری خود را بهبود ببخشید و کارآمدتر باشید، تنها کاری که باید انجام دهید این است که چند تغییر کوچک در نحوه مدیریت کارهای روزانه خود ایجاد کنید.
چگونه کار خود را در محل کار سازماندهی کنیم – نکات و ترفندها
مطالعات نشان داده است که افراد زمان زیادی را برای جستجوی اشیا و فایل‌های مورد نیاز خود در کار خود تلف می‌کنند که منجر به بهره‌وری کمتر می‌شود. بهره وری نتیجه کارایی است، یعنی انجام کارهای بیشتر و سریعتر، اما با تلاش کمتر. برای استفاده بهینه از زمان، باید فعالیت‌های خود را به خوبی سازماندهی کنید. بنابراین، یادگیری نحوه سازماندهی بهتر در محل کار، چه روی میز، کامپیوتر یا با برنامه ضروری است.
در اینجا چند نکته برای شما و تیمتان وجود دارد:
- دفتر کار خود را مرتب و تمیز نگه دارید
با دقت به اطراف خود نگاه کنید و از شر اشیایی که نیاز ندارید، مانند فایل‌ها یا اسناد قدیمی یا کابل‌ها خلاص شوید. برای داشتن یک دفتر کار سازماندهی شده بهتر، ارائه راه‌حل‌های سازمانی از جمله داشتن فضای ذخیره‌سازی، قفسه کتاب، پوشه‌ها و تقویم‌های هوشمند بسیار مهم است.
علاوه بر این، مطالعات متعدد نشان داده‌اند که فضای کاری محیطی است که می‌تواند منجر به رشد باکتری شود. بنابراین، تمیز کردن فضای کاری باید در اولویت قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که شما سالم و سازنده خواهید بود.
- یک کار را در یک زمان انجام دهید
برخلاف تصور رایج، زمانی که چند وظیفه‌ای را انجام میدهید، سود کمتری خواهید داشت و سازماندهی در این راه دشوارتر است. اگر در حین صحبت کردن با تلفن ایمیل خود را چک کنید، در حین کار در مقابل رایانه خود ناهار بخورید، در حالی که در یک جلسه کاری هستید شبکه‌های اجتماعی خود را مرور کنید، ممکن است کیفیت کار شما تحت تأثیر قرار گیرد، همه فعالیت‌ها بیشتر طول می‌کشد و سطح استرس افزایش خواهد یافت. بنابراین، هنگامی که توجه شما تقسیم می‌شود، نمی توانید ۱۰۰٪ روی کار تمرکز کنید و ممکن است زمان بیشتری برای انجام هر دو کار با هم نسبت به انجام یک کار در یک زمان صرف شود.
- دسکتاپ خود را مرتب نگه دارید
منظور از دفتر کار نه تنها خود دفتر، بلکه دستگاه‌هایی است که روی آن‌ها کار می‌کنید. بنابراین، فایل‌های رایانه شخصی شما و حتی روی تلفن باید در پوشه‌هایی با نام‌هایی که به راحتی پیدا می‌شوند مرتب شوند. به این ترتیب، زمان گران‌بهایی را برای یافتن فایلی که باید برای یک مشتری مهم ارسال کنید، هدر نخواهید داد.
- فعالیت رسانه‌های اجتماعی خود را محدود کنید
یک فرد به طور متوسط تقریباً دو ساعت و نیم را در شبکه‌های اجتماعی سپری می‌کند. شکی نیست که رسانه‌های اجتماعی وقت‌گیر هستن. این نه تنها یک ابزار اجتماعی است، بلکه عنصری است که می‌تواند به راحتی حواس افراد را پرت کند، بنابراین کاهش زمان صرف شده در اینترنت برای سازماندهی بیشتر در محل کار بسیار مفید خواهد بود.
- هدف گذاری کنید
اهداف قابل دستیابی می‌توانند به شما کمک کنند متمرکز و سازنده بمانید. وقتی اهداف مشخصی را با مراحل و جدول زمانی تعیین می‌کنید، می‌توانید کار خود را در وظایف قابل مدیریت‌تری سازماندهی کنید. اهداف بلندمدت و کوتاه مدت ایجاد کنید و نقاط عطف را به تقویم خود اضافه کنید تا مطمئن شوید که آن را انجام خواهید داد.
- پیگیری پیشرفت
برای اطمینان از رسیدن به اهداف خود در زمانی که به خود اختصاص داده‌اید، سعی کنید پیشرفت خود را دنبال کنید. ردیابی پیشرفت همچنین می‌تواند به شما کمک کند تشخیص دهید چه زمانی بیشترین بهره‌وری را دارید. برای مثال، ممکن است متوجه شوید که در ابتدای هفته یا صبح، کارهای بیشتری انجام میدهید. با این اطلاعات می‌توانید تصمیم بگیرید که چه زمانی روی مهمترین وظایف خود کار کنید.
برخی از رویکردها برای ردیابی پیشرفت شما عبارتند از ورود به سیستم در زمانی که کار کرده‌اید، محاسبه ساعت‌های استفاده شده برای یک پروژه، و مسدود کردن دوره‌هایی از روزتان هنگام تکمیل وظایف.
- از دستور کار استفاده کنید
دستور کار ابزاری عالی برای ارزیابی سازمان کاری و بهره‌وری شما است. هنگام استفاده از برنامه‌ریز، رویدادهای خاص و جزئیات آن‌ها را در طول روزها، هفته‌ها و ماه‌ها یادداشت کنید. این استراتژی شما را از جلسات و سررسیدهایی که در برنامه خود دارید آگاه می‌کند. در نتیجه، احتمال بیشتری دارد که به اهداف خود برسید و رویدادهای خاص را به خاطر بسپارید. انواع مختلفی از دستور کارها وجود دارد. برخی از برنامه ها فضایی برای هر روز دارند، در حالی که برخی دیگر هفتگی یا ماهانه هستند. به این فکر کنید که چه نوع برنامه‌ریزی برای شما و کارتان مناسب‌تر است. اگر اغلب با رایانه خود کار می‌کنید، از یک طرح دیجیتال برای اضافه کردن رویدادها به تاریخ های خاص استفاده کنید.
- لیست کارهایی را ایجاد کنید
لیست کارهایتان لیست‌هایی ساده و در عین حال بسیار موثر برای کمک به حفظ بهره‌وری در طول روز هستند. برای یادداشت کارهای مهمی که می‌خواهید انجام دهید، از لیست کارهایی که باید انجام دهید استفاده کنید. سعی کنید کار خود را بر اساس فوریت سازماندهی کنید. به عنوان مثال، می‌توانید آنچه را که باید تا پایان روز تکمیل کنید، در بالای فهرست خود اضافه کنید و آنچه را که می‌توانید تا روز بعد منتظر بمانید، به سمت پایین اضافه کنید. لیست کارهای خود را روی یک یادداشت چسبناک یا در یک دفترچه بنویسید. هنگام استفاده از این روش، به راه‌هایی برای سازماندهی لیست کارهای خود فکر کنید. به عنوان مثال، از خودکارهای رنگی برای تمایز بین موارد استفاده کنید، مانند خودکار آبی برای تعیین جلسه تیم و خودکار قرمز برای برچسب زدن مسئولیت‌های فوری.
- عوامل حواس پرتی را محدود کنید
تمرکز روی کار برای مدت طولانی در یک فضای کاری سازمان یافته بسیار ساده‌تر است. هنگامی که حواس‌پرتی را محدود می‌کنید، تمرکز خود را بر روی کار فعلی خود حفظ می‌کنید. با منظم و ساده نگه داشتن فضای خود، عوامل حواس پرتی را محدود کنید. موارد رایج حواس‌پرتی، مانند تلفن را در میز کار یا اتاقی دیگر نگه دارید.
- یک تایمر بگنجانید
مقدار زمانی که برای کارهای مختلف صرف می‌کنید را پیگیری کنید تا مناطقی را که می‌توانید بهتر از زمان خود استفاده کنید، ببینید. هنگامی که یک کار را شروع و پایان میدهید، تایمر خود را نیز شروع و پایان دهید. استفاده از برنامه‌های زمان‌دار را در نظر بگیرید تا ببینید چقدر زمان صرف کارهای خاص می‌کنید. در پایان هفته، در مورد استفاده از زمان خود فکر کنید و سازنده‌تر باشید. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید که زمان زیادی برای انجام سایر کارهای اولویت‌دار ندارید، می‌توانید مدت زمانی را که صرف بررسی ایمیل‌های خود می‌کنید، محدود کنید.
- از برچسب‌ها استفاده کنید
برچسب‌ها یک رویکرد عملی برای سازماندهی فایل‌های شما هستند. هر فایل را به وضوح برچسب‌گذاری کنید و آن‌ها را به گونه‌ای مرتب کنید که برای شما منطقی‌تر باشد. به عنوان مثال، می‌توانید فایل‌های خود را به ترتیب حروف الفبا یا سال مدیریت کنید. از این روش برای فایل‌های دیجیتال نیز استفاده کنید. یافتن فایل‌ها و پوشه‌های دارای برچسب واضح در رایانه شما بدون نیاز به جستجوی طولانی مدت بسیار آسان‌تر است.
- ایمیل خود را مرتب کنیدایمیل خود را مرتب کنید
بسیاری از متخصصان از ایمیل برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند و در نتیجه ممکن است صندوق ورودی ایمیل خود را پر از ایمیل پیدا کنید. مرتب‌سازی ایمیل‌هایتان از شلوغی صندوق ورودی جلوگیری می‌کند و به شما کمک می‌کند ایمیل‌های ضروری را سریعتر پیدا کنید. پوشه‌های دیجیتالی را در ایمیل خود ایجاد کنید تا همه پیام‌های خود را مرتب کنید. پوشه‌ها ایمیل‌های شما را در محل مناسب دسته‌بندی می کنند. برچسب زدن ایمیل‌ها به شما یادآوری می‌کند که به فرستندگان پاسخ دهید و ایمیل‌های ضروری را در یک مکان نگه دارید.
- استراحت کنید
استراحت‌ها راه مهمی برای حفظ تمرکز و بهره‌وری هستند. وقفه‌ها شما را با انگیزه نگه می‌دارند.
