فضاهای کار اشتراکی، متخصصان، استارت‌آپ‌ها و شرکت‌ها را به دلایلی جذب می‌کنند. اولین مورد این است که فضاهای کار اشتراکی مقرون به صرفه‌تر از دفاتر اداری سنتی هستند و معمولاً امکانات بهتری را ارائه می‌دهند، همچنین فرصت‌های بسیاری برای تعامل اجتماعی فراهم می کنند. در مقایسه با کار از خانه، فضاهای کار مشترک بهره‌وری را تقویت می‌کند و به اعضا اجازه می‌دهد با یکدیگر ارتباط برقرار کنند. همه این مزایا باعث محبوبیت فضاهای کار اشتراکی در بین افراد شده است. اما مانند هر مکان دیگری، فضاهای کار مشترک نیز آداب و رسومی دارد و انتظار می‌رود همه اعضا آن‌ها را رعایت کنند. این شبیه به برخی از قوانین و آداب مکتوب و نانوشته است که در همه مکان‌های حرفه‌ای رعایت می‌شود. انتظاراتی که از اعضای فضاهای کار اشتراکی وجود دارد متداول و بسیار ساده هستند، اما واقعاً به راضی نگه داشتن همه کمک می‌کند. اگر در دنیای فضای کار اشتراکی تازه وارد هستید، با بایدها و نبایدهای آداب معاشرت آشنا شوید و با رعایت آن‌ها بهترین تجربه استفاده از فضای کاراشتراکی را داشته باشید.
- مهمترین مسئله رعایت سکوت است. اکثر افراد در زمان کار نیاز به تمرکز و سکوت دارند و اگر اطرافتان را افراد پر سر و صدا و مزاحم احاطه کرده باشند، تمرکز کاریتان را از دست خواهید داد و ممکن است مجبور به تغییر فضای کار خود شوید. این مسئله دوطرفه هست پس سکوت لازم در یک فضای کار اشتراکی، اساسی ترین قانون است.
- در انتخاب مدل اجاره فضا دقت کنید. اگر تیم هستید و در هنگام کار مدام نیاز به صحبت در مورد فعالیت کاریتان با اعضای خود دارید، بهتر است دفاتر خصوصی یک فضای کار اشتراکی را اجاره و استفاده کنید.
- بهتر است برای صحبت‌های کاری با اعضای تیمتان از میزهای جلسه، کافه یا فضای استراحت باز استفاده کنید.
- از مکالمه‌های تلفنی یا جلسات آنلاین در فضاهای مشترک کاری خودداری کنید. بهتر است تماس‌های تلفنی خود را در فضای استراحت باز یا باجه‌های تلفن داشته باشید. برخی فضاهای کار اشتراکی دارای مکان‌های اختصاصی مکالمه به نام فون بوث (Phone Booth) هستند.
- با توجه به نوع فعالیت کاری خود، اگر پاسخگویی به تماس‌های تلفنی مشتریان و حضور ارباب رجوع بسیاری دارید، شاید باید در انتخاب فضای کار اشتراکی به عنوان محل کارتان تجدید نظر کنید.
- هنگام گوش دادن به موسیقی و پادکست یا تماشای ویدیو از هدفون استفاده کنید، نه بلندگو.
- اگر نیاز به ایده‌پردازی و یا مبادلات ایده های خود با سایر اعضا یا همکارانتان دارید، این مکالمه را در یک اتاق جلسه یا دفتر خصوصی انجام دهید. یک مکالمه طولانی و با صدای بلند روی میز کاری مشترک برای افراد دیگری که نمی‌شناسید شاید برایشان جذاب نباشد و باعث حواس پرتیشان شود.
- از جویدن آدامس با صدای بلند یا صرف میان وعده در پشت میزتان خودداری کنید.
- موبایل خود را در حالت بی صدا یا ویبره قرار دهید.
- از کیبورد و مو‌س‌های بی صدا استفاده کنید.
- نظافت، نظم و اصول بهداشتی میز خود را رعایت کنید.
- از خوردن وعده غذایی در پشت میزتان خودداری کنید. معمولا در تمام فضاهای کار اشتراکی محلی برای صرف ناهار یا کافه و رستوران تعبیه شده است. بوی خوش غذایی که می‌خورید در هر فضای کاری باعث حواس پرتی دیگران می‌شود. همچنین ممکن است شنیدن صدای افراد در حال غذا خوردن و دیدن خرده غذاهای باقی مانده روی میز، صورت ناخوشایندی برای دیگران داشته باشد.
- وسایل آشپزخانه مشترکی را که ممکن است استفاده کنید و متعلق به اتاق استراحت فضای کار است، مانند ظروف نقره یا لیوان قهوه، تمیز کنید یا در ماشین ظرفشویی قرار دهید.
- زباله‌های خود را دور بریزید و در صورت داشتن سطل‌های بازیافت در فضای کاریتان، زباله‌های خود را تفکیک و در سطل مناسب بریزید.
- هر گونه تنقلات یا نوشیدنی‌های اضافه را به خانه ببرید.
- یک فضای کار مشترک ممکن است خانه دوم شما و یک محل کار دور از خانه باشد، اما خانه شما نیست. از تمام تجهیزات و وسایل مشترکی که در اختیارتان قرار داده شده به گونه‌ای استفاده کنید که دیگران فرصت استفاده از این لوازم را داشته باشند.
- برای استفاده از وسایل دیگران حتی یک خودکار یا مداد از صاحب آن اجازه بگیرید.
- آگاهانه با دیگران تعامل کنید. فضاهای کار مشترک اساساً جامعه‌های کوچکی هستند که شما با افراد همفکر دیگری از همه اقشار و صنایع که سخت با هم کار می‌کنند ملاقات خواهید کرد. لازم نیست احساس کنید که هرگز نیازی به صحبت با این افراد ندارید! خود را در اتاق استراحت، کافه، فضای استراحت باز یا شرکت کردن در رویداد معرفی کنید. کمی بیشتر در مورد خودتان و کاری که انجام می‌دهید به آن‌ها بگویید و از آن‌ها در مورد کارهایی که انجام می‌دهند سؤال بپرسید. مراقب نحوه تعامل خود با دیگران باشید. از اینکه با یک فرد جدید به عنوان یک فروشنده رفتار کنید یا باعث حواس پرتی در حین کار او شوید، پرهیز کنید.
- برای تعامل و ارتباط با سایر اعضا از ساعات غیر کاری و یا ساعات استراحت آن‌ها استفاده کنید.
- به مرزهای دیگران احترام بگذارید، اگر در یک میز مشترک با سایر اعضا استفاده میکنید باید مراقب فضای دیگران باشید. مراقب وسایل همراه خود باشید تا فضای سایرین را اشغال نکنند.
این هم تعدادی از مواردی که اعضای فضای کار اشتراکی هفت و هشت با تجربه کار در فضای کار اشتراکی هفت و هشت داشته‌اند، که مطرح شده:
- وقتی کسی نشسته پشت میزش و در حال انجام کار هست، به بهونه چای و .. مدام سر میزش نریم و صداش نکنیم.
- از زل زدن به مانیتور دیگران خودداری کنید.
- از پشت میز خودتون نیاین پشت سر ما با تلفن حرف بزنین.
- بوی عود فقط برای خودتون جذابه، شاید برای افراد دیگر جذاب نباشد. از روشن کردن عود در فضا خودداری کنید.
- درسته که آفیس‌ها شخصی هستند اما صدای خنده‌های بلند و صدای تلفن حرف زدن های بلند برای بقیه اعضا خوشایند نیست.
- وقتی کسی درب ورودی مجموعه در نگه داشته، تعارف نکنیم و سریع داخل یا وارد شویم.
- پشت میز اشتراکی تلفن حرف نزن.
- به پدر و مادر خود نیکی کنیم.
- هیچگاه بر روی میز و صندلی‌های کناری، وسایل خود را قرار ندهیم، این کار به معنای ورود به فضای شخصی دیگران است.
- اگر قصد صحبت با دوستانتان دارید می‌توانید از فضای بیرون، کافه یا میز جلسات استفاده کنید.
- روزی چند بار لبخند بزنید.
- بازاریابی تلفنی در پالت (یک مدل از فضای کار اشتراکی هفت و هشت است) برای دیگران مزاحمت ایجاد می‌کند.
- این "باید" نیست، ولی خوبه که باهم مهربون باشیم و به هم لبخند بزنیم.
- لطفا همه موارد را در قالب یک مرام‌نامه در اختیار اعضای جدید قرار دهید.
- از عطرهای تند و ماندگار برای محیط‌های عمومی استفاده نکنیم، افرادی که میگرن دارند از این بو سردرد می‌گیرند.
- در راهرو و جلوی آفیس‌ها باهم یا با تلفن حرف نزنین.
- قیمت‌ها را کاهش دهید تا خیلی‌ها بتونن استفاده کنن، این یک باید مهم
- به لپ تاپ و مانیتور بغل دستی‌ها نگاه نکنیم.
- آفیس مهمانسرا نیست!
- از زدن بی رویه عطرهای گرم تند و شیرین در محیط خودداری کنید.
محل کار شما خانه دوم شما است. شما بیشترین زمان زندگی خود را در محل کارتان و با همکارانتان می‌گذرانید. این مسئله فقط برای فضاهای اداری سنتی نیست و شامل فضاهای کار اشتراکی هم می‌شود. با توجه به اینکه بیشتر افرادی که در فضاهای کار مشترک کار می‌کنند، فریلنسر یا کارآفرین هستند و ساعات کاریشان مانند کارمندان نیست. همین امر باعث خواهد شد که زمان بیشتری را برای کار صرف کنند. پس بیایید با رعایت قوانین و اصول آرامش را برای خود و سایر اعضا و همکاران فضای کار اشتراکی ایجاد کنیم.