در هر سازمانی بسیار مهم است که مدیر چگونه نظرات مثبت و منفی را به همکار خود را بیان کند، این می‌تواند به تقویت تغییرات رفتاری و همچنین تقویت رفتار مثبت در محل کار با استفاده از مکانیسم‌های بازخورد مثبت کمک کند. بازخورد سازنده و گاهی منفی ممکن است بیشتر به عنوان ایجاد کننده تغییر ارزش داشته باشد.
همچنین با احتمال بسیار واقعی ورود به یک حلقه بازخورد منفی (که در آن همه چیزی که شما ارائه می‌دهید بازخورد منفی است) می‌تواند بسیار مضر باشد. با این حال بازخورد مثبت یک راه مطمئن برای تثبیت اقدامات مثبت در محل کار شما است. این به دلیل توانایی آن در ایجاد احساس ارزشمندی در کارکنان و ارتباط آن‌ها با تیم است زیرا آن‌ها در فعالیت‌های سازمانی مشارکت دارند و علاوه بر این، به شغل معنا می‌دهد که باعث افزایش تعامل و بهره‌وری می‌شود. ثابت شده است که هم، همکاری و هم فراگیر بودن تأثیر مثبتی بر عملکرد کسب‌وکارها و حل مشکل و توسعه راه‌حل‌های نوآورانه دارد.
چرا بازخورد مهم است؟ بازخورد فرصتی برای ایجاد انگیزه است.
قدرت کلمات به تعهد کارکنان کمک می‌کند. بنابراین، عاقلانه بیندیشید و حتماً در صورت امکان در انتخاب کلمات تجدید نظر کنید. چه در مکالمات غیر رسمی و چه در طول یک جلسه رسمی. بازخورد مثبت چیزی است که هر کارمند برای گرفتن آن تلاش می‌کند. اگر کارمندان به اندازه کافی به رسمیت شناخته نشوند، احتمالاً از کار خود کناره‌گیری می‌کنند، زیرا به نظر می‌رسد تلاش‌های آن‌ها بی‌نتیجه بوده است.
بازخورد برای توسعه عملکرد ضروری است.
کارمندان وقتی یک حلقه بازخورد ثابت داشته باشند با عنوان یک کارمند حرفه‌ای یاد می‌گیرند و رشد می‌کنند. در نتیجه، حفظ یک کانال ارتباطی برای ارائه بازخورد مثبت با اعضای تیم بسیار مهم است. حتی اگر فقط بتوانید بازخورد منفی ارائه دهید زیرا کارمندان شما بدون دخالت شما از اشتباه خود آگاه و ناتوان هستن پس این شما هستید که آن‌ها را در مسیر درست هدایت می‌کنید و راهنمایی‌های لازم را برای کمک به آن‌ها در بهبود و توسعه عملکرد خود در کار ارائه می‌دهید. توسعه تیم شما به توانایی شما برای رهبری و تشویق آن‌ها در حین رشد در نقش خود بستگی دارد.
بازخورد راهی برای ادامه یادگیری است.
هدف از بازخورد به کارمند، هدایت عملکرد بهتر کارکنان با تشویق رویکرد بازتر به بحث، درباره بازخورد است. لازم به ذکر است که با دادن بازخورد سازنده، یک کارمند درک بهتری از آنچه شما از آن‌ها می‌خواهید ایجاد می‌کند. در عین حال، با این انگیزه جدید از دریافت بازخورد، می‌توانید انتظار داشته باشید که از کارکنان خود یاد بگیرید، زیرا آن‌ها راه حل‌های خلاقانه‌ای برای مشکلاتی که شما به آن‌ها ارائه می‌دهید پیدا می کنند.
(از این فرصت برای تکامل تیم خود استفاده کنید و به بهترین و سازنده ترین تیمی که ممکن است تبدیل شوید.)
در اینجا چند نکته برای ارائه بازخورد موثر وجود دارد که با نمونه‌هایی که خودتان می‌توانید در دفتر استفاده کنید، دنبال کنید.
چند نکته در مورد زمان و نحوه ارائه بازخورد مثبت برای همکاران:
می‌توانید از این موارد در هنگام ارائه بازخورد مؤثر به همکاران خود یا حتی همکاران خارجی مانند آژانس‌ها و کارکنان قراردادی استفاده کنید تا به آن‌ها اطلاع دهید که کار بزرگی انجام داده‌اند.
- در نظرات خود مشکل محور و مشخص باشید. هر چه جزئیات و اقدامات بیشتری را در بازخورد خود بگنجانید، انجام تغییرات لازم برای کارمند آسان‌تر خواهد بود.
- در مورد موقعیت صحبت کنید، نه فرد. فردی را که با او صحبت می‌کنید در نظر بگیرید، او می‌خواهد کارش را خوب انجام دهد، اما ممکن است حوزه‌های خاصی را در کار خود کاملاً برآورده نکرده باشد. به جای ارزیابی عملکرد گذشته، بر عملکرد آینده تمرکز کنید. درک کنید که کارمندان شما نیز مردم هستند و بنابراین، باید بدانید که بازخورد شما چگونه بر احساسات آن‌ها تأثیر می‌گذارد.
- مستقیم اما غیر رسمی باشید. هنگام انجام فرآیند ارائه بازخورد سازنده، مهم است که آنچه را که باید گفته شود، بیان کنید. در عین حال، جلسه لازم نیست به اندازه خلاصه یک پزشک بالینی باشد. الگویی طبیعی بین مکالمه عادی یا غیررسمی و دادن بازخورد کارمند پیدا کنید. این کار مشارکت بهتر کارمندان را تشویق می‌کند.
- همیشه در اولین فرصت بازخورد ارائه دهید. در حالی که اتو بعد از رویداد هنوز داغ است، بازخورد خود را ارائه دهید تا اطلاعات، حداکثر قابلیت ارتباط و تأثیر را داشته باشد.
- بازخورد مثبت باید بیشتر از بازخورد سازنده یا منفی باشد. به عنوان یک قانون کلی، سعی کنید نسبت سه نظر مثبت به یک نظر منفی را هدف قرار دهید. بدیهی است که این ممکن است همیشه امکان‌پذیر نباشد، اما تا جایی که می‌توانید سعی کنید.
- از دادن بازخورد مثبت در حالی که دیگران در اطراف هستند دریغ نکنید. این یک راه عالی برای ایجاد روحیه تیم است.
- فهرست و بازنویسی برای رضایت مطمئن. همانطور که به پایان جلسه بازخورد خود می‌رسید، مهم است که اطمینان حاصل کنید که آنچه شما در مورد آن صحبت کرده‌اید شناسایی و توسط کارمند دریافت می‌شود. به همین دلیل است که فهرست کردن نکات کلیدی خود به صورت مختصر به کارمند کمک می‌کند تا بفهمد چه چیزی برای پیشرفت خود لازم است.
- شفافیت کلید بازخورد سازنده است. همانطور که در مورد نکات توسعه یا انگیزه صحبت می‌کنید، اگر بتوانید نشان دهید که چگونه به نتیجه‌گیری رسیده‌اید و همچنین پیامدهای واقعی عدم رعایت استانداردهای مورد نظر، برای شما اطمینان دوجانبه است.
- ارائه بازخورد کیفی و کمی. استفاده ترکیبی از دو شکل ارزیابی مهم است، علاوه بر این، اگر کارمند یک ارزیابی حساب شده و نه کاملا عددی یا مبتنی بر نظر دریافت کند، رضایت بیشتری خواهد داشت.
۹ نمونه از بازخورد مثبت برای همکاران:
۱- اگر کارمندی مسیر مازادی را طی کند: "هفته گذشته از شما خواستم که در پروژه X به من کمک کنید، زیرا من در تلاش بودم تا با حجم کار همراه باشم. شما نه تنها کمک کردید، بلکه تلاش خود را برای جمع‌آوری سخت‌ترین اطلاعاتی که برای من زمان بر بود، انجام دادید. کاری که به من ارائه دادید واضح و مختصر بود و برای کاری که انجام می‌دهیم بسیار مفید بود. بدون کمک شما مجبور بودم این پروژه را به تعویق بیاندازم که آخرین کاری بود که به عنوان یک تیم باید انجام می‌دادیم. تلاش بیشتری که برای این کار انجام دادید، نه تنها برای من، بلکه برای تیم نیز تفاوت بزرگی ایجاد کرد. متشکرم!"
۲- وقتی همکار بر مانعی غلبه می‌کند: "فقط می‌خواهم بگویم که می‌دانم در خانه حواس‌پرتی‌هایی بود که می‌توانست بهانه‌ای برای شرکت نکردن در این جلسه باشد. اما نه تنها پس از ضربه زدن توانستی جلوی بشقاب را بگیری، بلکه با ارائه‌ای واضح، جذاب و خوب فکر شده که من آن را تحسین می‌کنم، مخاطب را مجذوب خود کردی. به همین کار خود ادامه دهید!"
۳- وقتی یک کارمند رفتار خوب را الگوبرداری می‌کند: "شما دیروز با جمع‌آوری همه اعضای تیم و درخواست نظر از آن‌ها در مورد X، کار بزرگی انجام دادید. این واقعاً به همه کمک کرد که احساس کنند بخشی از این روند هستند. من همچنین دوست داشتم که چگونه از همه سؤالات مربوط به تخصص آن‌ها را می‌پرسید. این یک راه‌عالی برای تشویق مشارکت بود. کاری که دیروز با آن جلسه انجام دادید، نمونه‌ای عالی از یک کار گروهی واقعی است که مایلیم آن را در شرکت خود تشویق کنیم. به خوبی انجام شد!"
۴- هنگامی که یک همکار به اهداف خود می‌رسد یا از آن‌ها فراتر می‌رود: "من گزارش فروش شما را از سه ماهه گذشته دریافت کردم. و شما ۲۵ درصد از اهداف تعیین شده خود فراتر رفته‌اید! این کمک بزرگی به هدف کلی بخش است. بسیار سپاسگزار خواهم بود اگر بتوانید یک ارائه کوچک ۱ دقیقه‌ای گرد هم بیاورید تا در جلسه بعدی ما، به تیم ارائه دهید. خیلی خوب می‌شود اگر همه بتوانند از کتاب شما برگه‌ای بردارند!"
۵- وقتی به کارمندی اعتماد به نفس می‌دهید. "گاهی اوقات شما فقط باید بازخورد کارمندان را تشویق کنید، برای مثال: من واقعاً از نحوه برخورد شما با آخرین مشتری متاثر شدم. من درک می‌کنم که برخورد با افراد سخت با اخلاقیات خاص چقدر می‌تواند دشوار باشد، اما شما در آن عالی بودید. شما آرام بودید و توانستید به سرعت راه‌حل‌های مناسبی برای آن‌ها ایجاد کنید. ادامه بده!"
۶- تصویر بزرگ را روشن کنید. کارمند را در مورد اینکه چگونه کار می‌کند و به دیگران کمک می‌کند روشن و به صورت واضح آن را بیان کنید. "فقط می‌خواستم به شما اطلاع دهم که کاری که اخیراً با X انجام دادید چگونه به هدف X این ماه کمک کرده است…"
۷- وقتی به یک کارمند کمک می‌کنید تا پیشرفت کند، روی گذشته تمرکز نکنید. بازخورد با هدف برقراری ارتباط با انتظارات برآورده نشده باید آینده‌نگر باشد. روی آینده تمرکز کنید و مثبت باشید. "برخی مسایل پروژه‌ای که به تازگی تکمیل کردید وجود دارد که فکر می‌کنم باید روی آن‌ها کار کنیم. من واقعاً از کاری که در پروژه X انجام دادید خوشم آمد، اما فکر می‌کنم می‌توانیم در زمینه خاصی پیشرفت کنیم."
۸- هنگام صحبت با یک کارمند از "اما..." اجتناب کنید. "من واقعاً از نحوه برخورد شما با مشتری خوشم می‌آید. موقعیت سختی بود و شما به خوبی با آن برخورد کردید. یک چیز وجود دارد که ممکن است بخواهید دفعه بعد که با یک مشتری دچار مشکل شدید و برخورد کردید را تغییر دهید..."
۹- زمانی که یک کارمند پیشرفت خوبی از خود نشان می‌دهد. "این اواخر پیشرفت واقعی در کار و مهارت‌های حرفه‌ای شما را می‌ببینم. من فکر می‌کنم که شما در مسیری پرشتابی هستید. به کار خود ادامه دهید!»
در اینجا ۹ نمونه بازخورد مثبت به همکارانتان را برای به جریان انداختن خلاقیت در کسب و کارتان داشتیم. گاهی اوقات این یک موقعیت آزمایشی است که برای فرد در لحظه ای مناسب احساس می‌شود، اما اساساً شما باید همیشه در زمان مقرر بازخورد مثبت بدهید.
و در پایان، ما یک سوم زندگی خود را در محل کار می گذرانیم. آیا نباید وقت را ارزشمند بدانیم؟